Zaffier

Klantverhaal Zaffier: ‘De ContactenApp maakt onze organisatie echt inclusiever’

Over de organisatie 
Zaffier ondersteunt inwoners van Alkmaar, Bergen, Castricum, Dijk en Waard, Heiloo en Uitgeest bij werk, geldzaken, inburgering en participatie. Met een groot netwerk en persoonlijke aanpak helpt Zaffier mensen grip te houden op hun situatie. Het doel: iedereen laten meedoen en een plek geven in de samenleving. Zaffier biedt daarbij ook werk en begeleiding aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, bijvoorbeeld in de groenvoorziening, postbezorging, retail en productie. Binnen de organisatie zorgt teammanager ICT Frank Kuijper samen met zijn team ervoor dat alles op het gebied van applicaties, hardware, software en dataverkeer soepel verloopt.

De uitdaging 
Zaffier had een duidelijke uitdaging: hoe informeer je collega’s die geen laptop of account van Zaffier hebben, vaak collega’s van het voormalig werkbedrijf die een achterstand hebben tot de arbeidsmarkt, even goed als collega’s die wel een account en laptop van Zaffier hebben? De bestaande informatievoorziening via de intranetwebsite en enkele informatieschermen op locatie was niet toereikend genoeg.
“Een grote groep collega’s viel buiten de boot. Ze hadden geen toegang tot onze intranetwebsite en brede informatie voorziening, terwijl er wel veel belangrijke informatie gedeeld werd.”

De oplossing: de ContactenApp 
Met de komst van de ContactenApp kreeg ook deze doelgroep toegang tot al het nieuws, informatie, het weekmenu, CAO-updates en aankondigingen van evenementen. De app is afgestemd op de doelgroep en biedt communicatie in begrijpelijke taal. Informatie wordt overzichtelijk en relevant aangeboden.
“De ContactenApp helpt ons om iedereen te bereiken, ook collega’s die buiten Zaffier werken. Ze voelen zich meer betrokken bij de organisatie.”

Gebruik in de praktijk
De app wordt inmiddels actief gebruikt: 50% van de doelgroep heeft een account en logt regelmatig in. Berichten worden gelezen, er wordt gereageerd op updates, en ook minder digitaal vaardige collega’s weten de weg naar de app te vinden, mede dankzij ondersteuning vanuit de servicedesk.
“We zien dat mensen de app echt gebruiken. Zelfs collega’s die eerder niet wilden, komen nu zelf met de vraag of ze ook toegang kunnen krijgen.”

De belangrijkste functies voor Zaffier zijn:

• Berichtgeving: helder en in begrijpelijke taal.
• Evenementen en workshops: met mogelijkheid tot aanmelden.
• Agenda en weekmenu: praktische informatie die leeft op de werkvloer.

Veiligheid en privacy 
Omdat Zaffier werkt met een kwetsbare doelgroep, was veiligheid cruciaal. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld zelf bepalen wat zij wel of niet delen in de app. Ook heeft de organisatie een verwerkersovereenkomst met de ContactenApp en is tevreden over de afscherming van data.
“We hebben vertrouwen in de beveiliging. De gegevens die in de app staan zijn beperkt en goed afgeschermd, wat bij ons zeker voor een stukje geruststelling zorgt.”

Samenwerking met ContactenApp
De implementatie verliep vlot. Gebruikers konden zich inlezen via een Excel-sheet, wat toen destijds met een bulk uitnodiging verzonden is door Zaffier. Nieuwe medewerkers worden per persoon uitgenodigd en bij vragen of wensen is de communicatie met de ContactenApp persoonlijk.

Zaffier blijft samen met ContactenApp actief kijken naar nieuwe mogelijkheden en ontwikkelingen binnen de app, met steeds de vraag of deze écht iets toevoegen aan de organisatie.

“De lijnen met Maurice van de ContactenApp zijn kort. Wensen worden opgepakt en de app groeit mee met onze organisatie.”

Aanbeveling
Frank Kuijper is duidelijk in zijn advies aan andere organisaties:
“Twijfel je nog? Gewoon doen. De app maakt communiceren zoveel makkelijker. Informatie is snel en eenvoudig gedeeld en bereikt de hele organisatie.”